Меню

Оформление результатов инвентаризации в отчете порядок отражения итогов в бухгалтерских учетах и записях

Излишки и недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учёте

Во время инвентаризации часто возникают спорные ситуации: компании не могут взыскать убытки с виновного лица из-за несвоевременного проведения или ненадлежащего оформления инвентаризации или получают доначисление налогов в ходе налоговой проверки. Рассмотрим, когда проводить инвентаризацию, как её оформлять и отражать в учёте.

Когда нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).

Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:

  • не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);
  • не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).

Как оформлять инвентаризацию

С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).

На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).

Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:

  • невозможность привлечь виновных лиц к материальной ответственности (письмо Минфина от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);
  • отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);
  • начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).

Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка

Рассмотрим алгоритм учёта результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учётной политике компании, например ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).

Ситуация 1. Выявлены излишки

Бухгалтерский учёт. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтверждённой документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:

  • Дт 10 (41) Кт 91.1

Налоговый учёт. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.

Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).

Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли

Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.

  • Дт 94 Кт 10 (41)
  • Дт 20 (44) Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.

  • Дт 94 Кт 10 (41)
  • Дт 73 (76) Кт 94
  • Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):

  • признание виновным лицом;
  • вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;
  • признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей).

При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.

Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.

  • Дт 94 Кт 10 (41)
  • Дт 91.2 Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.

Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании

Источник

Оформление результатов инвентаризации в отчете: порядок отражения итогов в бухгалтерских учетах и записях

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете — это завершающий этап после аудита в организации. Очень важно оформить документы надлежащим образом. Если допустить ошибки, то это может повлечь за собой искажение всей отчетности компании. А за недостоверную информацию предусмотрены довольно серьезные штрафные санкции.

А для оперативных проверок актуальности запасов мы советуем использовать современные приложения для автоматизации от Клеверенс. Благодаря новым технологиям можно сократить временные затраты и получать данные по наличию в режиме онлайн. Системы штрихкодирования и терминалы с упростят жизнь кладовщикам, а недобросовестные работники перестанут выносить товары мимо кассы.

оформление результатов инвентаризации

Функции и определения метода

В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:

  1. Заблаговременно перед годовым отчетом.
  2. После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
  3. При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
  4. Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
  5. При инициированной ликвидации.
  6. В случае реорганизации бизнеса.
  7. Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.

Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.

Читайте также:  Пульсовые зоны Как определить и в какой лучше тренироваться

Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:

  1. Смена руководства.
  2. Обновление коллектива более, чем наполовину.
  3. По требованию любого из ответственных сотрудников.

Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.

Порядок и регламентированные действия

Существует установленный алгоритм проведения описи. Чтобы мероприятие считалось законным, и принесло результат, рекомендуется неукоснительно следовать дорожной карте, которую мы приводим ниже.

1. Создание комиссии

Для этого нужно составить официальный приказ от имени непосредственного руководителя. Подробнее о составлении можно узнать из методических указаний . Обязательно нужно следовать стандарту заполнения формы №ИНВ-22 .

Что касается списка участников — он может быть составлен из числа абсолютно любых работников фирмы. Зачастую собираются представители различных служб. Административный персонал обязательно должен присутствовать на каждом этапе. От бухгалтерии выделяется свой представитель. Технические специалисты, юридический отдел, финансовый сектор и.т.п. участвуют наряду со всеми.

Стоит отметить, что мат.ответственные не включаются в список. Однако их присутствие на каждом этапе считается обязательным. По количеству участвующих ограничение только одно — не менее двух человек. Порядок оформления результатов инвентаризации не зависит от количества участников.

В приказе выделяют не только непосредственных исполнителей, но и обосновают причины мероприятия, а также его временные рамки. Важно определить материалы, подлежащие учету, а также обозначить обязательства сотрудников за их сохранность. Обязательна роспись директора и каждого из членов. Строго следите за тем, чтобы была установлена отметка в журнале учета за исполнением распоряжений по форме №ИНВ-23 .

Источник

Что будет, если вовремя не проводить инвентаризацию?

При больших поставках продуктов или сырья бывают ошибки в документации, случаются они в основном от большого количества единиц. Подобные ошибки приводят к различиям в бумагах и наличию на складе. Для устранения этой разницы и недочетов проводится инвентаризация. Под этим термином подразумевается процесс самостоятельного подсчета каждой единицы товара, благодаря чему получается наиболее точный результат. На масштабных предприятиях подобного рода процедура служит проверкой руководства, в связи с чем проводится регулярно.

Когда инвентаризация необходима “ по закону”

  • При работе над годовым отчетом;
  • Во время смены руководства;
  • Если обнаружена пропажа, порча имущества;
  • При чрезвычайных ситуациях;
  • При закрытии компании.

Как проводить инвентаризацию на складе?

Важно отметить, что цена инвентаризации в выходное и рабочее время будет отличаться. Стоит учесть, что при проведении процедуры в нерабочие дни, сотрудникам выплачивается удвоенная ставка. Если же проводить инвентаризацию в рабочее время, то работников следует освободить от выполнения своих непосредственных обязанностей. Для того чтобы внеплановые инвентаризации не стали постоянными, следует автоматизировать учет. Это поможет избежать целого ряда проблем.

Порядок проведения инвентаризации

Обязательные условия инвентаризации:

  • Сбор инвентаризационной комиссии в полном составе;
  • Подсчет единиц, находящихся на складе;
  • Демонстрация отчетов и всей документации по ТМЦ и расписки всех ответственных лиц;
  • Обязательная фиксация акта проведения инвентаризация в описи.

Первым этапом проведения инвентаризации является создание приказа о сборе специальной комиссии. Издается он руководителем предприятия в вольной форме в соответствии с бланком формы ИНВ-22. В его содержании должны быть все данные о предприятии и товаре. Затем комиссия составляет план проведения инвентаризации, который руководство должно подтвердить.

После выполнения первого этапа комиссия проводит пересчет материально ценных вещей на складе, в ходе которого делается опись по форме ИНВ-3. Важно помнить, что при совершении ошибки в описи, не следует переписывать все заново, пользоваться корректором и т.д., нужно просто зачеркнуть неверные данные одной аккуратной чертой, после чего сверху пишется исправление. Дефективный товар также вносится в учет, в соответствии с формой ТОРГ-16. Желательно, чтобы весь товар был проверен по сопроводительным документам для выявления отличий. Все товары, имеющие собственную упаковку, засчитываются согласно маркировке.

Итоговая проверка

Далее, основываясь на результатах проверки, ответственные лица подтверждают свое согласие с итогами. Затем оформляется акт о проведении инвентаризации, в ходе которого выявляются остатки ценностей на складе. Стоит отметить, что этот документ считается одним из самых значимых. В своем содержании акты инвентаризации могут отличаться. Для проявления существующих сведений бухгалтер заполняет ведомость, в которой прописываются все данные об излишках товара или недостачах. Важно чтобы ведомость была подписана каждым участником комиссии, так как на ее основаниях с материально-ответственных лиц происходит взыскание. Все итоги проведенной инвентаризации фиксируются в отчетности месяца. В годовой отчет, входят результаты отчетности.

Внимание

Сотрудники, которые занимаются подсчетом товара, должны детально разобрать весь товар, посерийно пересчитать его, после чего внести данные в ведомость.

Товар раскладывается в порядке серийного возрастания.Если хранение товара осуществляется на дополнительных местах, то работник должен занести точную информацию о фактическом местоположении товара.

По завершении подсчета, весь состав работающих лиц расписывается в инвентаризационно листе, который впоследствии копируется и отдается оператору для внесения данных в систему. Затем проводится перепроверка подсчетов. При выявлении расхождений старший оператор забирает документы для их исправления.

Совет

Случаются нераскрытые факты хищения собственности. Кроме всего остального персонал, который работает на складе, ошибается во время принятия и расфасовки товара. Человеческий фактор, вследствие которого образуются недостачи, переизбытки и прочее. При индивидуальном хранении товара подобных недочетов можно избежать. Кроме того, не стоит забывать об ошибках в оформлении документов и арифметических неточностях в подсчетах.

Для устранения ошибок в учетах используется опись имущества. Общее количество проведенных инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете»,согласно которому, инвентаризация должна проводиться как минимум один раз в год перед оформлением ежегодного отчета. Но на практике, основная часть складов, использует чуть ли не ежедневную инвентаризацию товара. Делается это с целью снятия материальной ответственности. Поэтому во время каждой смены кладовщиков производится опись поврежденных или испорченных материально ценных грузов.

Таким образом, становится сразу ясно, кто виноват в повреждении того или иного товара, и кто будет нести материальную ответственность.

Состав комиссии по инвентаризации

В состав инвентаризационной комиссии входят:

  • Председатель;
  • руководитель склада;
  • генеральный бухгалтер;
  • представители от работников;
  • дежурные по складу;
  • представитель охраны.

Время от времени к проведению инвентаризации привлекаются агенты аудиторских служб. В случае если хотя бы один из членов ратифицированной комиссии в день проведения инвентаризации даже и не слышал о ней, то инвентаризация считается недействительной. В процессе проведения данной процедуры все отчеты должны быть внесены в системы учетной программы. Все избытки и остатки подсчитаны, а расхождения в цифрах документально объяснены.

Важная информация

О фактах различия материально-ответственные лица обязаны поставить в известность и предоставить председателю описной комиссии расписку. Бухгалтерия должна предоставить ведомость о результатах проведенной инвентаризации. Отдельные ведомости для вещей на ответственном хранении.

Внимание

При поступлении товара на него создается отдельная опись “Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации”, форма ИНВ-3. При подведении итогов инвентаризации эти данные будут приложены к отчету склада.

Читайте также:  ВОЗ для обеспечения безопасности пациентов необходимо обеспечить безопасность медицинского персонала

Во время инвентаризации, товар может быть пересчитан вручную или при помощи терминалов, которые работаю по принципу сканирования штрихкодов.

Стоит отметить, что не всегда штрихкоды на товарах правильные. Поэтому следует проверять этикетку товара и соответствие кода во время сканирования.

Конечный этап

При обнаружении различий между фактическим и учетным количеством товара, выводится итог инвентаризации, в материальном виде.

Это либо экономия, что бывает крайне редко, либо недостача. И в первом, и во втором варианте дальнейшие операции проводят службы безопасности.

Совет

Благодаря инвентаризации выявляются виновные, к которым применяются особые взыскательные меры, в том числе и административная, а порой и уголовная ответственность. Суммы недостачи компенсируются из заработных плат материально ответственных лиц. В особых случаях по итогам инвентаризации должностные лица теряют свои должности.

Идеальная инвентаризация

Что под собой предполагает идеальная инвентаризация? Какие преимущества и качества она имеет?
Идеальная инвентаризация должна быть:

  • Краткосрочной — инвентаризация процесс небыстрый, но должна занимать не более 2 недель, в зависимости от размера склада.
  • Экономически выгодной — без недостатка товара и лишних вложений.
  • Оригинальной, с подтверждением качества — после проведения инвентаризации руководитель должен быть уверен в достоверности данных.

Можно с уверенностью заявить, что именно по этим параметрам инвентаризация будет называться идеальной, той, которую хочет получить каждая компания.

Инвентаризация «по старинке» на небольших складах

Данный метод наиболее популярен среди небольших компаний. Технология этого способа инвентаризации проста и всем знакома. Осуществляется она при помощи ручки/карандаша, бумаги и достаточно большого количества времени. Основная мысль такого способа — ручной подсчет всех единиц товара. У такого метода инвентаризации много минусов, о которых догадаться не сложно:

  • Процедура занимает много времени, в лучшем случае неделю, в худшем — месяц и больше;
  • Для проведения такого вида инвентаризации требуется закрытие склада, а значит это влечет за собой потери потенциальных клиентов и прибыли.
  • Требует определенных вложений, в том числе оплату в двойном размере сотрудникам, а иногда и наем персонала.
  • В большинстве случаев результаты инвентаризации не идеальны. Выявляются недочеты, излишки, недостачи и т.д. А самой главной проблемой является то, что руководитель не может быть уверен в точности данных, вследствие чего возникает целый ряд других проблем.

Преимущество такого метода заключается в экономии денежных средств, но оно весьма сомнительно. Для небольших складов данный способ инвентаризации действительно поможет сэкономить средства, но для больших- это крайне затратно. Если брать в расчет количество возможных ошибок, а их будет много, можно с уверенностью сказать, что расходы на инвентаризацию будут в разы меньше, чем убытки от такой “экономии”.

Заказать инвентаризацию у профессионалов гораздо выгоднее, чем допускать ошибки, каждая из которых, обойдется потом в копеечку.
Но, перед тем как доверить сохранение своих средств и нервов специалистам, следует убедиться, что данная услуга подходит именно вам:

  • Актуально для больших складов и предприятий. Стоимость одной инвентаризации будет варьироваться от 30000р до 50000р
  • Вам придется полностью довериться профессионализму сторонних специалистов и в дальнейшем всегда использовать их услуги.
  • Ваши сотрудники не будут получать новых знаний., а их компетенция не будет расти. Более того, ваши работники перестанут полностью контролировать склад.

Безусловно, даже такой способ инвентаризации может нести за собой риски и издержки, хотя, на первый взгляд, кажется наиболее удобным и выгодным.

Инвентаризация на средних и больших складах

Вторым способом инвентаризации складов является подсчет товара при помощи специальных терминалов. Эти устройства представляют собой систему сбора данных, которое работает на платформе Goods. Этот метод позволит избежать большого количества недочетов и ошибок благодаря автоматизированию процесса фиксирования данных. Как это происходит? Сотрудники получают специальные терминалы и сканируют штрих коды товаров. Это помогает значительно сэкономить время работников.

Не удивительно, что далеко не каждая компания готова к таким изменениям. Чаще всего, на подобное идут зрелые и “ уверенно стоящие на ногах” бизнесы.

Используя такой вид инвентаризации склада вы:

Экономите свои деньги

  • Вам не придется переплачивать вашим сотрудникам или же расширять штат;
  • Вы не будете нуждаться в сторонних специалистах, сэкономив на этом немалые деньги;
  • Вы перестанете терять деньги на ошибках ваших сотрудников, прибыль от закрытия склада под инвентаризацию и прочее.

Экономите свое время и силы

  • Благодаря этому методу, инвентаризация склада будет занимать в разы меньше времени и сил;
  • Ошибки, вызванные человеческим фактором, сводятся к нулю;
  • Полученное свободное время для сотрудников, может быть использовано ими более рационально.

Получите уверенность в данных

  • В ходе сбора данных таким методом инвентаризации можно быть уверенным в их достоверности.
  • Вы получаете уверенность в своих сотрудниках, вы будете видеть, как растет их опыт;
  • Вам больше не придется переживать за инвентаризацию склада, ведь с таким методом проведения, она станет легкой.

Выводы

В данной статье мы рассмотрели несколько вариантов проведения инвентаризации и разобрались с необходимостью ее проведения. Выяснили, что виды инвентаризации зависят строго от ваших требований, размера склада и конечных целей.

Наша компания предлагает в аренду склады разных размеров для ваших предприятий. Мы стараемся обеспечить наших клиентов максимальным комфортом и качеством своих услуг.

Источник



Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Пример

Обновление: 24 декабря 2020 г.

Для начала поясним, что бывают случаи обязательной инвентаризации (например перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) и инвентаризации, проводимой по решению руководителя для проверки каких-либо определённых активов и обязательств. Случаи обязательной инвентаризации имущества и обязательств мы привели здесь. О видах инвентаризации читайте здесь.

При этом правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов одинаковы для случаев обязательной инвентаризации и инициативной. Правда, во втором случае инвентаризация может быть выборочная, то есть проверяются только то имущество и обязательства организации, которые необходимы для целей конкретного контроля. О задачах инвентаризации вы можете прочитать здесь.

Правила проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Подробно этапы проведения инвентаризации мы описали в отдельной консультации. О формировании инвентаризационной комиссии читайте здесь. Отметим, что внеплановую инвентаризацию можно начинать без уведомления о проведении инвентаризации материально ответственных лиц.

Образец Положения о порядке проведения инвентаризации вы можете скачать в разделе «Формы».

Про порядок инвентаризации имущества читайте здесь, а про инвентаризацию расчетов — здесь.

Как оформить результаты инвентаризации: образец

Порядок оформления результатов инвентаризации установлен теми же Методическими указаниями по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. По итогам инвентаризации определенных объектов имущества и обязательств оформляются акты (описи), а затем при необходимости сличительные ведомости. Можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом или самостоятельно разработанные формы. Организация может и самостоятельно утвердить порядок документального оформления результатов инвентаризации при условии, что он не будет противоречить положениям Методических указаний № 49.

Как правило, подведение итогов инвентаризации заканчивается составлением Ведомости учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26. О ней мы подробно рассказали в отдельной консультации. После проводится анализ результатов инвентаризации, и руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Читайте также:  Что такое QA QC тестирование и кто такой тестировщик

Приказ по результатам инвентаризации (образец) вы можете посмотреть в системе Консультантплюс.

Об учете излишков, выявленных при инвентаризации читайте здесь, а об учете недостач – здесь.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Источник

Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

  • естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
  • выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
  • проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

  1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
  2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
  3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
  4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
  5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

  • Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

  • какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
  • в какое именно время это следует осуществлять;
  • перечисление видов активов, подлежащих проверке;
  • назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
  • возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

  • сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
  • выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

  1. Основные средства фирмы.
  2. Товары.
  3. Нематериальное имущество.
  4. Денежные инвестиции.
  5. Незаконченное производство.
  6. Планируемые траты.
  7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
  8. Расчеты.
  9. Резервы.
  10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Источник

Adblock
detector